Depuis la découverte du virus COVID-19 en décembre 2019, le monde entier subi de plein fouet cette nouvelle pandémie qui nous questionne à bien des égards sur nombre de sujets ; qu’ils soient :

  • Sanitaire
  • Économique
  • Politique
  • Environnemental ou,
  • Sociétal

Les réponses aux défis et questionnements que nous lance cette maladie sont aussi nombreuses que complexes.

L’urgence est bien entendu sanitaire et économique. Cependant elles ne peuvent et ne doivent nous priver d’une réflexion d’ensemble et inclusive.

Un peu partout des réflexions sont menées. Nous nous questionnons sur nos modèles économiques, les stratégies sanitaires à adopter dans les différents pays, les corrélations entre notre impact sur l’environnement et les dernières épidémies : STRAS, Ebola et maintenant le COVID-19, la mondialisation, etc … Cependant assez peu sur ce que nous appellerons ici la Continuité de l’État.

Pour les acteurs du numérique que nous sommes et qui travaillons depuis plusieurs années sur la nécessité de dématérialisation des administrions – en particulier africaines -nous observons avec appréhension l’absence de ce volet dans les réflexions qui sont menées ; d’où cette tribune pour interpeller, certes humblement, mais énergiquement nos dirigeants et décisionnaires politiques sur l’impérieuse nécessité, à défaut d’être précurseur, de prendre le train en marche.

En effet, il y a urgence en particulier pour les administrations africaines de rattraper ce qui commence déjà à ressembler à un retard dans la dématérialisation des services publics. Éviter de se faire distancier en prenant conscience que nous vivons déjà dans une société du tout numérique. L’efficacité et la garantie de la continuité de l’état en dépendent.

Cette pandémie (COVID 19) nous confronte à une dure réalité que nous pensions peut-être révolue : la fragilité de notre espèce, de nos sociétés et de nos modèles économiques.

Comment penser il y a quelques mois que toute l’économie mondiale pouvait brusquement rentrer dans un état de léthargie et ce durant plusieurs mois : Plus de contact physique, familiarisation avec de nouveaux vocabulaires : distanciation sociale, confinement, … Le télétravail qui s’impose comme une évidence.

Elle nous apprend surtout une chose : avec la mondialisation et des sociétés congestionnées, nous ne sommes plus à l’abri de la recrudescence de ce type de pandémie.

Dans ces circonstances, une série de questions se posent :

  • Comment en tant qu’organisation publique songer à l’après ?
  • Que faire ?
  • Comment s’y préparer ?
  • Sur quels axes agir en urgence, à moyen et long terme ?
  • Dans de telles périodes où entreprises, administrations et salariés sont contraints de fonctionner différemment, quel pourrait être l’impact de cet épisode sur le modèle de notre société demain ?
  • Quel modèle de service publique et d’organisation du travail pour demain ?
  • Comment garantir la continuité des services de l’état en toute circonstance ?

A partir de là peut-on encore ignorer longtemps l’urgence d’adapter nos administrations surtout quand nous voyons l’évolution de nos sociétés qui deviennent des sociétés de temps réels avec des attentes toujours plus fortes vis-à-vis de l’état et des services publics.

Comment répondre dans ce contexte aux besoins et à la demande des populations tout en assurant la sécurité du personnel … ?

L’informatique et les nouvelles technologies, qui peuvent assurément automatiser certaines tâches humaines demeurent plus que jamais une piste de réflexion, voir une véritable réponse aux nouveaux défis auxquels sont confrontés nos administrations et nos sociétés.

Prenons l’exemple d’un service communal (mairie) ou consulaire classique qui parmi ses nombreuses attributions est chargé de délivrer des documents d’identité, des documents d’état civil (extrait de naissance, livret de famille, acte de mariage, certificat de coutume/célibat, …), passeport … ou des services préfectoraux chargés de délivrer des permis, cartes grises ou autres : dans le fonctionnement actuel de la quasi-totalité des administrations africaines, le processus de demande et traitement des démarches administratives est physique : nécessité de se déplacer et se présenter pour effectuer une demande avec souvent pour conséquence de longues files d’attentes devant les administrations ; sans compter les coûts de déplacements pour les populations, les pertes de temps associées, la longueur des temps de traitement, le manque d’efficacité souvent pointé du doigt. Pour l’administration des pressions importantes sur le personnel du fait de ces longues files, couplée d’un manque de sérénité, d’insécurité et les difficultés de décentraliser certains services publics dans les collectivités territoriales les plus reculées.

Une prise de conscience rapide de la part des autorités suivie de mesures concrètes s’avère dans ce contexte indispensable et urgente. Sinon comment pourrons-nous expliquer à nos populations qu’à l’air du tout numérique que tout un pan de l’administration soit à l’arrêt pour cause d’épidémie ? Comment leur expliquer que la majorité des administrations sont encore au tout papier ? Comment leur expliquer qu’après l’expérience du COVID-19 et les alertes qu’elle a levées, qu’on n’ait pas pris les dispositions nécessaires ? Et surtout comment défendre que certains services et administrations avec des budgets dérisoires y arrivent à coût quasi-nul voir positif, alors autres non ?

Ceci amène une autre question : comment expliquer au vu de ces éléments la timidité de nos administrations dans la transition numérique ?

Cela peut s’expliquer par 4 aspects :

  • L’éventail des priorités auxquelles elles sont confrontées. Même si cette explication n’est pas tout le temps suffisant.
  • Le manque d’infrastructure, bien que cela soit tout aussi discutable compte tenu de l’émergence des services de cloud computing.
  • Le coût de la transition numérique.
  • L’absence de mesure réelle des enjeux que représentent la dématérialisation de l’administration
  • La difficulté à mesurer toute la valeur ajoutée d’une telle transition
  • Mais aussi et surtout sur l’inéluctabilité de la démarche. En effet, elles ont tout intérêt à épouser les évolutions technologiques qu’offrent notre époque afin de mieux les appréhender et faire siennes à leurs rythmes que d’avoir à les subir à les adoptant à marche forcée. 

Il est évident que pour y arriver, tout cela devra se traduire par des mesures d’accompagnement, la conduite du changement car il s’agit tout de même d’une transformation de fond du fonctionnement habituel desdites administrations.

Notons par ailleurs que la transition numérique ou dématérialisation de l’administration doit être à la fois externe et interne :

  • Externe : vis-à-vis de toute personne sollicitant les services de l’état qu’elle soit un particulier ou une entreprise,
  • Interne pour les échanges inter-administrations à travers des solutions communément appelées GED.

Ceux sont là des axes essentiels de réflexion pour toute dématérialisation administrative.

Nous avons développé chez A2A Expertise et lancé en 2018 une solution nommée E-KAIDI construit au tour de 3 axes (simplification des usages, sécurité et, continuité de l’état) avec pour point de mire de répondre à ce défi en fournissant aux administrations un écosystème complet.

Un écosystème permettant :

  • Aux citoyens d’effectuer à partir de n’importe quel terminal connecté à internet d’effectuer et suivre l’ensemble de ses démarches administratives jusqu’à délivrance.
  • A l’administration vis-à-vis de l’externe de garantir la disponibilité 24h/24, 7j/7 de l’ensemble de ses services administratifs, la centralisation, la fiabilisation et la constitution de bases de données numériques, l’amélioration et l’optimisation des services rendus, la traçabilité et la sécurisation des recettes, la continuité de l’état et la délivrance de documents fiables et sécurisés.
  • A l’administration d’avoir un outil de fonctionnement interne complètement dématérialisé avec des processus et services totalement intégrées (bout en bout).

Cette solution est aujourd’hui présente à l’ambassade de Guinée en France qui à titre d’exemple est la seule représentation diplomatique guinéenne à l’étranger continuant à assurer, en dehors de la délivrance de visa pour des raisons liées à la fermeture des frontières aériennes, l’ensemble de ses prestations habituelles.

En effet, depuis janvier 2019, l’ambassade de Guinée en France et le consulat sont passés au tout numérique. Ceci leur permet aujourd’hui de maintenir, malgré la pandémie et mesures associées, la continuité du service en continuant à traiter et acheminer les demandes reçues tout en préservant la sécurité de leur personnel.

L’ambassade de Guinée en France, c’est plus de :

  • 79.000 demandes en une année
  • 18.000 comptes créés
  • 19.000 connexions par mois sur le site

Pour conclure, nous en appelons vigoureusement à la volonté des autorités africaines afin de s’investir sans réserve dans la dématérialisation des procédures administratives. Aux autorités guinéennes qui ont déjà entamé le processus, de décliner voire imposer le modèle entamé à Paris dans au moins l’ensemble de ses représentations diplomatiques dans un premier temps avant inéluctablement une échelle nationale.

Signataires

Ansoumane KEITA, Alhoussény CONDE

Associés Fondateurs de A2A Expertise