Son importance est capitale pour la survie même de la nation guinéenne. Mais, ni l’Etat, ni le gouvernement, ni les ONG ne semblent porter une attention particulière. Et pourtant, les Archives de Guinée constituent la mémoire même de la nation. Et c’est pour justement donner vie à ce secteur que Seydouba Cissé a été nommé le 9 septembre nommé pour assumer le poste de directeur national des Archives de Guinée. C’est un habitué à la maison pour avoir déjà servi comme directeur adjoint, de 1985 à 2000, avant d’aller poursuivre ses études, en France. Désormais, il enfile son master I et II et un DEA en matière d’histoire de régulation et de politique sociale. De quoi lui permettre certainement à mieux aborder les Archives de Guinée. Avec lui, on a évoqué entre autres, l’état des lieux, le fond des Archives, le nouveau chemin à suivre.  Interview !

Peut-on avoir une idée de la mission de la direction Nationale des archives de Guinée ?

Seydouba Cissé : En Guinée, les archives sont définies par la loi L/14/CTRN du 15 mai 1995 et dit ceci : les archives sont l’ensemble des documents quelque soit la date, la forme, et le support matériel crée ou reçu par toute personne physique ou morale. Tout organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. La direction nationale des archives applique, met en œuvre la politique nationale en matière d’archives. Nous sommes chargés de gérer, de contrôler et de conserver toutes les archives publiques sur le territoire guinéen. Il se trouve que l’état dans lequel, j’ai retrouvé les archives nationales, n’était pas élogieux. L’état de conservation des archives laisse à désirer mais ce qui est beaucoup plus frappant c’est le fonctionnement même du service. Donc ma première préoccupation, c’est la gestion du personnel, sa formation. Avant de leur donner des tâches, il faut d’abord les former. Quand aux matériels de conservation, on a des magasins qui ne sont pas équipés. Il y a des documents d’archives, leur niveau de traitement laisse à désirer, parce qu’on n’a pas de normes de traitement des archives en Guinée. Il n y a que la fréquentation des archives n’est pas très connu par le grand public, donc ça pose problème. Bref, il y a beaucoup de choses à faire.

De façon succincte, pouvez-vous nous dire quelle est la composition du fond des archives nationales?

Vous savez les documents qui sont conservés aux archives nationales remontent en 1720. C’est les plus vieux document, ce sont les documents de l’administration coloniale, qui concernent les actes officiels les arrêtés, les décrets et des lois. Ils remontent donc au XVIIIème. Vous pouvez trouver des archives qui concernent nos familles, vous avez des archives du personnel colonial. Vous avez des archives des hôpitaux. Vous avez des nomographes historiques. Vous avez des correspondances qu’échangeaient les administrateurs coloniaux et les gouverneur général ainsi que la métropole. Vous avez les archives sur nos héros sur Alpha Yaya Diallo, Samory Touré, sur les anciens cercles de la Guinée française. En même temps vous avez la période des archives de la période de 1958 jusqu’à maintenant. En ce qui concerne notre indépendance, les documents sont versés par les ministères. Voilà en gros la constitution du fond. Mais il faut retenir que les fonds ici sont repartis en série. C’est-à-dire vous avez par exemple la série A, ce sont les actes officiels, tous les actes officiels d’une période donné. On les met dans la série A. Tout ce qui concerne les correspondances sont dans série B. Tout ce qui touche le personnel, c’est dans la série C. Donc c’est ainsi de suite jusqu’à la série Z.

Il reste, que les types de supports d’archives est quasiment caduque…

Comme partout ailleurs, on peut dire que les archives guinéennes sont à 90% sur support papier. Qu’on appelle généralement les archives traditionnelles. Mais en même temps aux archives, vous pouvez rencontrer les nouvelles archives. Je mets dans la catégorie des nouvelles archives tous les supports qu’on ne peut lire visuellement. Mais on a besoin d’un appareil pour le lire. Il s’agit par exemple des micros films, des micros fiches, des archives sonores et audiovisuelles. Même si ce n’est pas en grande quantité comme à la RTG. Mais nous avons des documents des micros films qui sont rapatriés de nos sources guinéennes conservées à l’extérieur.

Est-ce que toutes les lettres administratives écrites de 1958 à nos jours y sont classés là ?

Aujourd’hui, je ne peux pas vous dire si exactement, nous avons tous ces courriers ou  des correspondances durant cette période. Tout ce que je peux vous dire c’est qu’à ma prise de fonction mon premier travail, était de faire le recollement général des fonds des archives nationales. Aujourd’hui, je peux savoir qu’est-ce que les archives nationales conservent aujourd’hui concrètement. Et actuellement le personnel est en train de faire ce travail, si l’électricité le permet. Il rentre dans les magasins, ils ont les fiches de recollement. Il recolle de rayonnage en rayonnage, de tablettes en tablettes, de travée en travée. Tout-ce qu’il trouve, ils recensent. C’est ce qu’on appelle dans notre jargon le recollement. Et après, je ferai la situation pour dire exactement depuis ma prise de fonction voilà, le métrage linéaire total que j’ai trouvé sur place. Et cela s’étendra dans tous les ministères, dans toutes les préfectures et dans toutes les régions.

Pour certains, une bonne partie des archives du pays se trouveraient en France plus précisément à Aix-en-Provence mais aussi à l’IFAN de Dakar. Partagez-vous cette idée?

Oui et non, il faut déjà distinguer entre archives guinéennes conservées à l’extérieur et sources réelles conservées à l’extérieur. Je vais remonter un peu, à la période coloniale. La conférence de La Haye en 1954, avait définie le droit international en matière d’archives. Il est dit ceci : quand un pays annexe un autre le territoire, les personnes, la nation et tout ce qu’il produit revient à ce pays. Si nous prenons l’occupation coloniale française. Tous les documents qui ont été écrit pendant cette période ne nous appartiennent pas. Ce qui est resté sur notre territoire, c’est qu’on a nationalisé en 1958. Mais ceux qui étaient partis à Dakar et en France pour l’administration générale à Dakar et pour le ministère des colonies en France et les documents dits de souveraineté à l’époque c’était les archives qui concernaient les Affaires étrangères, la diplomatie de la Défense et aussi sur le territoire c’est-à-dire les cartographies, beaucoup de chose sur nos territoires, nous les avons pas. Ce sont des documents dits de souveraineté. Donc qui sont gardés par les pays colonisateurs. Ceci on les appelle des sources guinéennes conservées à l’extérieur.  Mais pour l’instant, ces archives n’ont pas été redistribuées aux anciennes colonies. Et c’est ce qui fait d’ailleurs que l’UNESCO à décidé de créer ce qu’on appelle mémoire du monde. Ces archives représentent la mémoire du monde et on en train de procéder à la numérisation pour que chaque colonie puisse rentrer en possession d’une copie de ces documents. La Guinée est l’un des premiers pays en Afrique de l’ouest ou dans le monde. Qui a déjà entamé la récupération sinon la micrographie de ces documents conservés à l’extérieur depuis dans les années ‘’90’’. Nous avons effectué des missions d’identification et d’évaluation de ces sources conservées à l’extérieur de la Guinée. On a fait le tour pour identifier les sources guinéennes conservées à l’extérieur. Ce n’est ne sont pas nos archives, nos archives qui ont été nationalisées se trouvaient à l’IFAN. Toutes celles qui sont à l’extérieur, nous allons passer par négociation.

Vous avez précisé que la mission a aussi été en Guinée-Bissau. Pourquoi Guinée Bissau ?

Parce que avant que les français ne colonisent la Guinée. Nous avons connu d’abord la présence portugaise. Les portugais sont passés Rio Nunez, Rio Pongo. Donc, nous sommes aussi frontaliers avec la Guinée-Bissau, il est possible qu’il y ait des documents qui concerne notre pays. La preuve quand les problèmes de frontières se sont posés, on a perdu. Evidemment, on ne va pas trop s’étendre sur ça. Mais il faut prendre les devants, aller chez les voisins, voir qu’est-ce qui concerne notre pays, essayé de ramener sinon sous forme de photocopie ou au moins sous forme de micro film, pour au moins remplir les vides qui sont dans nos séries.

Est-ce qu’il vous arrive d’enregistrer des citoyens guinéens qui viennent pour des recherches ?

Oui, il y en a peu, mais il y en a, c’est ce que d’ailleurs nous reprochons à nos historiens, à nos écrivains qui ne viennent jamais. Tout le classement qu’on fait ici, c’est pour eux, les chercheurs, les étudiants, qu’ils viennent faire des recherches. Certains chercheurs de  qui viennent quand même. Par exemple le chercheur Sidiki Kobélé Kéïta, qui vient régulièrement. On avait des lecteurs avant comme le professeur Djibril Tamsir Niane. Nous avons l’ancien ministre de la culture Ifono. On a plusieurs chercheurs pas seulement nationaux mais aussi des étrangers. Vous avez Odile Dorgue, d’éminents chercheurs et qui trouvent des documents et qui écrivent l’histoire de notre pays mais à notre place. Nous ne faisons pas de recherches les gens ne viennent pas écrire l’histoire de notre pays. Ils se contentent souvent de ce que les autres cherchent écrivent sur notre pays. C’est dommage ce sont nos archives. Et mais je m’en vais dire également que toutes nos archives nationales ne sont pas communicables immédiatement, ni à tout le monde. Nous avons des restrictions à la communication, c’est la loi qui le dit. Nous avons des documents qui sont communicables avant 30 ans. Tous les documents qui sont publiés dans le journal officiel qui sont accessibles directement par les producteurs sont communicables chez nous. Mais il y a des restrictions, par exemple les délais les plus longs sont des documents à caractère médical. Tout document à caractère médical n’est pas communicable avant 120 ans à compter de la  date de naissance de l’intéressé. Ceci pour quoi, c’est pour protéger la vie privée. Tout document de personnel, supposons que vous, vous travaillez à la fonction publique. Votre dossier du personnel n’est pas communicable avant 120 ans. Parce que la dans, il peut avoir des notations, il peut avoir des sanctions, il peut avoir toutes sortes de documents. C’est ne sont pas des documents qu’on peut donner à autrui comme ça, à un chercheur de venir prendre. Tous les documents qui passés devant les juridictions ne sont pas communicables avant 60 ans. Les documents des préfets…. Les versements des ministères par exemple, si le document n’a pas atteint le délai d’être communiqué. On ne le fait pas et si ça doit se faire. C’est par dérogation, seul le ministre secrétaire général à la présidence a droit de donner la dérogation de communiquer un document qui n’a pas encore atteint l’âge d’être communiqué. Ou alors, on s’adresse au service producteur. Tient, par exemple, un versement du ministère des finances, le document n’a pas atteint la date d’être communiqué. C’est-à-dire, il n’est pas communicable avant 30 ans. Et on veut le communiquer et il n’a que 20 ans ou 10 ans. Dans ce cas, nous demandons d’abord au ministère de finances, qui est le producteur de ce document de donner son avis sur la communicabilité de ce document. Et nous devons savoir qu’est qu’il veut en faire. Si le document touche la vie privée d’une personne, ça ne sera pas communicable avant le délai qui est imparti. C’est ce que nous appelons la durée d’utilité administrative des documents.

 Justement comment faites-vous pour recouvrer tous ces documents ?  

Actuellement la loi dit que la direction nationale peut prendre en charge tout document quelle trouve en danger. Nous avons le droit d’aller les prendre. On n’a pas de moyens, on n’a aucun véhicule pour aller les prendre, mais on se dérouillera pour le faire. Si on trouve que le fond d’archives est en danger, on le récupère. Mais sinon normalement quand un service qui a des documents qui ont atteint l’âge d’être chez nous donc aux archives historiques. Mais il faut toute suite distinguée, qu’il y a trois catégories d’archives. Il y a les archives courantes que vous produisez, dont vous avez  besoin. Qui sont dans vos bureaux, qui peuvent rester là, pendant cinq ans au moins. Vous avez besoin quotidiennement de  les prendre pour l’information, pour continuer votre activité. Ce sont des archives courantes, vous avez besoin de les garder pendant cinq ans. A partir de cinq ans, vous vous dites, ces documents, je peux m’en débarrasser. Elles prennent alors l’âge des archives intermédiaires. Qu’on appelle souvent le pré  archivage. C’est-à-dire vous trouvez un coin dans votre salle. Ça peut être chez vous à la maison, une armoire ou alors dans un bureau. Vous dites, je mets dans un coin ou dans le couloir, ça arrive. Ou alors on trouve carrément un dépôt d’archives où tous les services du ministère vont verser leurs documents pour document pour le pré archivage. Ces documents peuvent rester là pendant au moins 15 ans jusqu’à 25 ans. Donc de 5 jusqu’à 25 ces documents restent là. On ne peut pas les prendre directement parce que périodiquement les gens y vont pour chercher de l’information. Pour poursuivre le traitement de certains documents qui ne sont pas clos. C’est à cette période là, que les archives nationales interviennent. On vient les aider à faire le tri et l’élimination et déterminer la durée d’utilité administrative de ces documents et le sort final. Es-ce que certains documents méritent d’être éliminé, parce qu’ils sont inutiles. Est-ce que certains peuvent être versés comme archives définitives ou historiques aux archives nationales. Donc notre vocation, c’est de recevoir des archives au troisième âge. C’est-à-dire les archives définitives ou historiques. Quand ça rentre ici, c’est indéfiniment. C’est permanemment, c’est-à-dire nous devons conserver ça pour la Guinée, jusqu’à la fin de nos temps. Voilà les catégories de documents qu’on peut trouver et c’est ce que nous, nous avons ici.

Quels sont vos problèmes les plus immédiats dans l’ordre d’urgence ?

Dans l’ordre d’urgence pour l’instant j’ai besoin de rayonnages, les ministères sont engorgés de documents. Nos magasins sont là mais il n’y a pas de rayonnage. On ne peut pas prendre les archives des ministères et les mettre à terre.

Qu’est-ce que vous appelez rayonnage ?

Ce sont des meubles, autrement on les appelle de gros équipement qu’on installe. Si vous voulez on pourra faire un petit tour dans les magasins. Vous verrez, il y a des rayonnages en métalliques et des rayonnages en bois, qui sont dimensionnés en fonction de nos besoins. Vous avez des tablettes, vous avez des montants de travée d’un mètre, de 90 centimètre, d’un mètre 50 ça dépend. On a des rayonnages, on installe dans les magasins de 200 m². C’est dans ça qu’on range les documents classés ou les documents versés par des ministères dans l’ordre de classement par magasin. Pour qu’on puisse les identifier. Pour que quand un ministère fait un versement aujourd’hui pour qu’il puisse rentrer en possession, le même document le même jour. Donc ça doit venir dans l’ordre. Nous avons des outils pour ça des borderons de versement, les borderons d’élimination. Et nous faisons un procès de recollement pour faire la situation. Le personnel a besoin de formation. Je m’en charge, je suis venu pour partager mes expériences. Je peux le faire sans demander de l’aide extérieur. Peut être j’aurai besoin de les former à l’extérieur pour qu’ils aillent voir aussi comment ça se fait là bas. Pour pouvoir m’aider de former la relève de demain. Parce que pour la continuité de cette administration, il faut de la relève de demain. Et moi, je veux former une relève. Je veux, qu’il ait des gens qui puissent continuer à travailler. Si je ne suis pas là qu’on dise, nous savons où nous devons aller. Ensuite, j’ai un gros problème, c’est que la plupart des préfectures, et certaines régions et des communes de plus de 10 000 habitants n’ont pas d’archivistes. Il faut que ce personnel qui est là, que je le forme et que je puisse meubler le cadre organique des préfectures, des régions et des communes. Il y a des ministères où on ne peut pas demander de trouver un archiviste. Prenons le ministère des finances  qui va être archiviste là bas, personne n’acceptera. Donc, je vais installer des missions d’archivistes au niveau de tous les  ministères. Qui vont relever, tout comme les DAF tout comme les DRH. Nous auront des missions d’archives au niveau des départements ministériels, pour s’occuper uniquement du contrôle scientifique et technique des archives. De faire le versement, de faire l’élimination, préparer et même contribuer à la formation. C’est énorme le travail qui nous attend. J’ai besoin de maîtriser le fond des archives nationales pour cela, il faut une chartre d’archivage. Une chartre d’archivage qui va nous conduire à élaborer d’un tableau de conservation des archives. C’est pour définir la durée d’utilité de chaque type de document et de déterminer le sort final. Il n’y a que ça qui peut nous permettre de maîtriser le fond des  archives nationales en Guinée. Les besoins sont énormes, je ne peux tous, les citer mais pour l’instant voilà mes préoccupations. Si j’ai un véhicule pour faire des inspections, pour contrôler la  conservation  des archives sur le territoire national ça sera un atout.

Il est vrai que vous venez d’être nommé à la tête de cette direction. Mais qu’à cela ne tienne qu’avez-vous réalisé depuis votre arrivée ?

Il est vrai que c’est un peu tôt, pour dire : faite un bilan. On va essayer, déjà vous direz depuis ma prise de fonction. J’ai déclenché immédiatement le recollement général, j’ai formé une équipe en quelques heures, je leur ai donné des outils de travail. Puisse que je travail sur les archives guinéennes depuis plusieurs années. Même étant à l’extérieur, ma thèse de doctorat, s’appliquait sur les archives guinéennes. Donc appliqué mes recherches ça été plus facile pour moi. J’ai déclenché depuis le mois de novembre le recollement général des fonds, ça avance très bien. Je ne peux vous dire le résultat aujourd’hui mais ils ont déjà fini plusieurs magasins, entre parenthèse nous en avons 10. Ils sont plein à craqués. Ensuite, il y a un vide juridique dans le fonctionnement des archives nationales. J’ai fait des textes réglementaires sur la communicabilité des documents, le règlement intérieur a appliqué dans la salle de lecture. On ne fait pas de n’importe quoi dans la salle de lecture. Il faut qu’on respecte une certaine règle et là je les fais. J’ai déclenché la saisie de tous nos instruments de recherches : les fichiers Excel, vous trouverai que toutes les secrétaires sont en œuvre maintenant. Même s’il n’y a pas lumière, nous venons de bénéficier de l’aide de la présidence de la République. En la personne du ministre chef de cabinet de la présidence de la République. Cabinet civil qui nous a offert quatre ordinateurs portables. Qui nous permet de travailler aujourd’hui, même s’il n’y a pas d’électricité. Donc c’est vraiment un grand bénéfice pour nous. Et ça, ça me réjouit et c’est le moment de le dire merci. En plus de ça, j’ai engagé l’élaboration de ce qu’on a appelé le recueil des actes administratifs. Les archives ont été crée en 1913. Comme dans la plupart des colonies française à l’époque. Depuis cette période tous les actes administratifs relatives aux archives. Je vais les regrouper pour en faire un recueil. Ce travail là aussi est lancé et ça évolue, je suis très content, parce que j’y vais souvent. Il y avait beaucoup de rayonnages qui étaient dans les couloirs qui n’étaient pas monté. Moi-même je me suis mis avec ceux qui étaient plus fréquent. On a réussi à monter des rayonnages dans un magasin au moins qui est disponible aujourd’hui, prêt à recevoir le versement des ministères. De l’autre côté, j’ai élaboré ce qu’on appelle un accord de confidentialité. Il est fait, il est disponible, je n’attends plus que de multiplier à autant d’exemplaires aux nombres de personnel ici qui peuvent signer. Cet accord de confidentialité c’est une sorte de sermon. Que les archivistes sachent que ceux qui lisent ici, doit rester et qu’il y a la vie privée des citoyens qui est en jeu. Et ils ne doivent en aucun cas, en parlé ni à moi, ni à quelqu’un d’autre qui n’est pas concerné encore moins en dehors d’ici. Ni pendant leur mission, ni pendant la retraite, jusqu’à la mort. Et ils s’engagent chaque fois qu’on leur donnera, un outil de travail des archives nationales qu’ils doivent les rendre dix jours après leur mission et que quand ils doivent aller à la retraite. Ils sont obligés de laisser tous ceux qui appartiennent à l’Etat. C’est peut être inhabituel pour les guinéens. Mais on va essayer de travailler. Aujourd’hui, vous avez trouvé le personnel en train de sortir un a un. Je les reçois, je veux connaître mon personnel. Je veux savoir ceux qu’ils aiment de plus dans notre métier. Je veux savoir qu’est-ce que chacun d’eux peut faire pour notre pays dans le domaine des archives. Où est-ce qu’il est plus apte à servir. Depuis trois jours, j’ai commencé cet exercice. En recevant un à un le personnel pour briser tous les tabous. Pour être en face avec le personnel. Savoir ce qu’ils aiment de plus et ce que moi j’attends d’eux. Je voudrais que chacun soit en l’aise, chacun travail comme s’il était chez lui et qu’il considère le bien public comme son bien et qu’il le préserve. Voilà entre autre tout ce que j’ai envisagé depuis que je suis là. Sans parler du rapport annuel qui a cessé d’être publié, je ne sais en quelle année.

Ce rapport annuel concerne quoi ?

Le rapport annuel, je l’ai élaboré avec un schéma bien précis. Il concerne les textes qui existent ce que l’archiviste a fait au courant de l’année dernière. Ce qu’il envisage pour l’année prochaine. Mais dans tous les domaines est-ce qu’il a un budget. Est-ce qu’il a eu l’aide aux autorités. Est-ce qu’il y a eu l’aide extérieur ? Dans le domaine de la conservation des archives qu’est qu’il a fait avec les archives producteur. Dans le domaine de la formation qu’est-ce qu’il a pu faire. Est-ce qu’il a fait des inspections ? Est-ce que lui-même a été inspecté ? Quand est-ce que la dernière inspection est passée ? Ça la plupart des communes de Conakry, l’ont fait et les préfectures. A moi de faire le rapport général concernant les archives. Même si je ne t’ai pas là, je veux savoir ceux qu’ils ont fait l’année dernière. Pour que je puisse m’en inspirer pour faire la suite de mon programme, moi j’ai mon programme pour 2015. J’ai élaboré pas mal d’outil de travail. J’ai proposé un contrat d’assistance technique chaque fois qu’un archiviste est en mission. Il doit s’inspirer de ça. J’ai élaboré des fiches d’inspection qui sont bien normalisés. Donc tout ce qui est vide juridique, je suis en train de l’écrire. J’ai écrit un texte qui va passer certainement chez le ministre secrétaire général à la présidence concernant la création du conseil supérieur des archives, ça n’existe pas. Un conseil supérieur des archives doit être crée. Il va embrasser tous les ministères, toutes universités, toutes les facultés qui forme en histoire. Chacun doit donner son avis, toutes les bonnes volontés qui s’intéressent à l’histoire de notre pays en matière d’archives. Ils doivent donner leurs points de vu sur la politique nationale a mené en Guinée en matière d’archives. Il y a aussi un décret que je suis en train d’initier, qui est déjà écrit, un projet de décret qui concerne la création des missions d’archives au niveau des départements. Tout ça ce sont des réalisations que j’ai pu faire depuis que je suis installé. A mon avis le personnel est aujourd’hui content et il sait maintenant où il va.

Interview réalisée par Richard TAMONE (Le démocrate, partenaire de Guinee7.com)

 

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